Business Agility che cos’è? Inizia il tuo percorso Agile

Si parla molto di Business Agility e Mindset Agile. Si può dire che “agile” sia diventata una buzzword ma chi lo applica in azienda, cosa fa ogni giorno? Come può un’azienda trasformarsi in un Agile Business? Ho chiesto a Francesca Borsato di raccontare la sua esperienza di lavoro con noi. Sono orgogliosa dei progressi che Francesca ha fatto e di come si è messa a servizio del progetto pilota con grinta, determinazione e continua voglia di migliorarsi e di migliorare i processi aziendali. Se ti fa piacere seguila su LinkedIn perché, a mio modo di vedere, è un esempio concreto di come Agile, se ben compreso, sia uno strumento di trasformazione organizzativa potentissimo ed efficace. Francesca ed io ci siamo conosciute in Breton. Francesca si occupa di Marketing di prodotto ed è sempre in contatto con il settore commerciale. Marketing e Sales condividono gli stessi spazi e il Team è per sua stessa natura di tipo cross-funzionale. Lo sforzo principale è stato quello di creare un Team Agile che permettesse di rafforzare il processo di creazione di un Business Agile. Ho voluto intervistare Francesca perché sentire che tipo di esperienza e che percorso si vive durante una trasformazione Agile può aiutare a comprendere meglio di cosa si tratta.

Business Agility è adattarsi rapidamente ai cambiamenti

D: Francesca, ti chiedo di partire spiegando che cos’è la business agility vista da chi la sta mettendo in pratica e di raccontarci in particolare come la stai portando nel tuo Team Agile? 

Facciamo una premessa: è un dato di fatto che i mercati cambiano molto più rapidamente rispetto alle aziende. Per vincere la competizione non basta più superare i concorrenti solamente a livello di prodotto o tecnologia. Bisogna creare una relazione unica con i clienti per garantire loro delle soluzioni di valore che vengano incontro ai loro problemi. Questo nuovo modello economico-relazionale richiede, per sua stessa natura, un approccio al lavoro Agile. La Business Agility dovrebbe permeare dall’interno tutta la filiera dei processi aziendali che creano valore per il cliente finale – ossia tutte le funzioni che fanno parte della catena del valore – per potenziare la sua efficacia. Nel mio team agile la relazione con il cliente e la comprensione dei suoi reali bisogni sono il perno di tutte le attività strategiche ed operative. Abbiamo lavorato a stretto contatto con i miei collaboratori per definire un obiettivo di Team che considerasse tanto gli aspetti di strategia aziendale, quanto le esigenze dei clienti attuali e potenziali. Abbiamo:

• creato dei template di presentazione in risposta a specifici temi e indirizzati a buyer personas che abbiamo individuato insieme. Lo stesso problema, infatti, viene percepito in modo diverso dai vari attori coinvolti e quindi è fondamentale dare risposte mirate ad ogni interlocutore.
• definito un tono di voce e una modalità di dialogo comuni in risposta ai lead.
• creato contenuti per la comunicazione online volti ad aggiungere valore alla nostra proposta commerciale.
• creato tutto questo in un processo di lavoro iterativo, dove ci si continua a chiedere quale sia l’obiettivo di ogni azione quotidiana, migliorando progressivamente i risultati e il lavoro del Team.

Perché lavoriamo in modo iterativo e a flusso continuo? Semplice: perché non possiamo certo far aspettare un nostro cliente o lead perché la presentazione sarà pronta fra 15 giorni! Con sforzo e intraprendenza da parte di tutti ci siamo riusciti ed è stata un vera soddisfazione poter mettere nero su bianco una visione strategica che erano nella mente di tutti noi da diverso tempo. Per collaborare in modo organizzato abbiamo:

• creato delle lavagne multimediali e fisiche; 
• sviluppato delle roadmap per definire le priorità dei progetti ad alto impatto e, soprattutto;
• iniziato a chiederci sempre il Perchè di quello che ci veniva proposto di fare.

Come iniziare il percorso verso la Business Agility?

Se si vuole cambiare approccio – e sottolineo se si vuole – per aumentare la flessibilità, la reattività e il valore per il cliente sicuramente bisogna capire da dove partire, ovvero, quali sono i team e gli obiettivi che possono seguire un ”progetto pilota”. In ogni caso, qualunque sia il punto di partenza, spesso é utile abbandonare le logiche organizzative a silos in favore di quelle di prodotto/servizio, che sono più funzionali all’obiettivo di generare rapidamente valore per i clienti. Quello che ne risulta è un’organizzazione in cui i team di lavoro sono eterogenei, cross-funzionali, con esperienze, competenze e bisogni differenti. Come farlo? Rivolgendosi a un partner esterno, ad un Agile coach con esperienza che abbia già guidato transizioni agili nella propria carriera. Gli ambassador interni all’azienda rivestono un ruolo centrale e possono essere i propulsori di questo cambiamento, permettendo al Team di rimanere costantemente focalizzato sul mindset agile e sulle attività di crescita.

Mindset Agile: perché oggi è necessario

D: Francesca, hai parlato di Agile Coach e voglio che tu mi aiuti a raccontare, attraverso la tua esperienza, quanto questa figura sia importante soprattutto nei primi mesi di sviluppo della cultura Agile, partendo dalla definizione della parola Agile sulla quale hai posto subito l’accento. àgile agg. [dal lat. agĭlis, der. di agĕre «spingere»]. – 1. Che si muove con facilità, svelto: un uomo, un ragazzo a.; è ancora a. nonostante l’età; con determinazioni: a. di gambe; a. di mano (fig. scherz., di chi è destro a rubare); a. nel salto, nella danza; fig., ingegno, intelligenza, cervello a., pronto, vivace. 2. Facile ad essere mosso o usato, maneggevole: a., a similitudine di spugna (Gelli); con questo sign. è ant., salvo nel fig.: un a. manualetto scolastico, breve e chiaro. ◆ Avv. agilménte, con agilità, con scioltezza: saltare agilmente un ostacolo. Ho sempre creduto che l’etimologia delle parole possa rivelare delle sfaccettature interessanti e per questo motivo ho cercato nella enciclopedia Treccani l’aggettivo agile e ho riportato sopra la sua definizione. Essere agile significa muoversi con facilità, sveltezza, determinazione e vivacità. L’approccio Agile, infatti, ti insegna ad essere reattivo, pronto al cambiamento e flessibile e ti permette di ampliare la tua prospettiva, di porre al centro le persone e di definire degli obiettivi realmente condivisi e sentiti da tutto il team. Il mindset Agile ti spinge a chiederti sempre “perchè”, a chiarire gli obiettivi e la strategia da perseguire, a misurare dati e analisi per trovare soluzioni in tempo reale, a valorizzare la relazione tra le persone del team con cui si lavora e accogliere qualunque tipo di idea emerga. Troppo spesso siamo fagocitati dalle cose che ci accadano, dalle richieste che ci arrivano e dalle attività routinarie. Fermarsi è difficile ma fondamentale. Per potersi chiedere il perchè è necessario fermarsi e riflettere sul motivo per cui una determinata cosa deve essere fatta o ci viene richiesta.

Infatti, “non c’è nulla di più inutile che fare con grande efficienza una cosa che non andrebbe proprio fatta” citando Peter Drucker.

Il chiedersi il perchè aiuta anche il team di lavoro a capire insieme quale sia lo scopo comune e condividere la strategia e gli obiettivi, aumentando così il coinvolgimento e l’entusiasmo nell’intero team.

Come creare un Team Agile

D: Quando ci siamo viste per la prima volta abbiamo parlato di valori, principi e abbiamo creato un team Canvas. Ci racconti perché è necessario creare un Team di questo tipo? Per essere un Team Agile è necessario:

• Condividere un obiettivo
• Essere autonomi nell’organizzazione e gestione dei progetti
• Avere competenze cross-funzionali
• Riflettere i valori propri dell’agilità (collaborazione, trasparenza …)

La creazione del Team canvas ci ha proprio aiutato a capire quali fossero i nostri obiettivi, i valori condivisi e le professionalità delle persone all’interno del nostro Team. È stato un momento di introspezione molto utile e che ci ha permesso di confrontarci serenamente. Siamo immersi in un contesto che muta velocemente in direzioni poco prevedibili, qualunque sia l’ambito di riferimento. Per questo essere agile ti dà strumenti e competenze per poter gestire questo continuo cambiamento e, contemporaneamente, ritengo che aumenti la tenacia e la resilienza nelle persone che sposano questo genere di mindset. Infatti, oggi più che mai dobbiamo essere pronti a modificare in corso d’opera gli obiettivi di un progetto che stiamo seguendo, nel caso in cui non ottenessimo i risultati attesi nei tempi prestabiliti. Il mindset Agile ti insegna a:

• accettare l’incertezza e tutto ciò che ne deriva
• misurare tutto
• avere fiducia nelle persone e nelle loro capacità
• assumerti le tue responsabilità
• accogliere il fallimento come palestra per crescere ed imparare

Una mentalità Agile ti aiuta ad abbracciare consapevolmente il mondo attorno a te, sia in ambito lavorativo, sia in quello personale. Voglio però essere onesta: Il percorso di Agilità può iniziare solo nel momento in cui un’azienda si rende conto di non essere in possesso degli strumenti necessari per gestire la complessità che caratterizza i mercati in cui opera. Quando si raggiunge la consapevolezza di non riuscire a creare adeguato valore per i clienti o di non rispondere in maniera tempestiva ai bisogni trovo estremamente utile iniziare un percorso di Business Agility. L’agilità però non é una metodologia che si applica “da manuale” e pertanto, non basta iniziare ad usare alcuni framework, strumenti e pratiche agili. Bisogna lavorare con le persone che sono il punto focale di tutto l’approccio agile. Infatti, devono respirare i benefici dell’essere agili, essere i promotori dei valori e principi agili e comportarsi di conseguenza. L’agile è un modo di essere, a 360 gradi.

Agile Coach: che cosa fa e perché serve

D: Tu hai iniziato da zero. Qualche nozione teorica, ma nessuna prova pratica. Vorrei che tu raccontassi che cosa hai scoperto, partendo dalla figura dell’agile coach. L’agile coach è quella figura che ti aiuta a comprendere il mindset agile e a calarlo nella realtà aziendale. Dire che è utile è riduttivo. L’agile coach è fondamentale per trasformare un team o un’azienda in ottica agile perché:

• trasferisce i valori, i concetti e gli strumenti agili
• supporta i gruppi di persone a diventare team
• agevola la cultura del cambiamento
• porta una prospettiva esterna ed oggettiva all’interno di dinamiche e processi aziendali

Il suo essere agile (che è ben diverso dal fare agile) ti aiuta a porti le giuste domande per sviscerare quali siano realmente i problemi, gli obiettivi e le strategie da attuare. Insomma, ti accompagna nel viaggio alla scoperta del mondo agile e di tutte le sue sfaccettature. Ritengo di essere stata molto fortunata nel mio percorso di avvicinamento all’agile. Difatti, oltre ad aver avuto l’opportunità di fare un percorso con un agile coach che mi ha stimolato a spingermi sempre un po’ oltre nel processo Agile, ho potuto anche confrontarmi con un collega Scrum Master che mi ha quotidianamente supportata rispondendo a qualunque mia domanda o perplessità. È stata proprio l’attitudine di queste due figure – per me fondamentali nel percorso di apprendimento – a farmi aprire gli occhi e farmi capire che l’Agile è un modo di essere, un modo di agire e di comportarsi. La trasparenza, la comunicazione, la reciprocità e l’empatia sono dei valori imprescindibili nel mindset agile. Penso che l’aspetto che più mi ha intrigato dell’agile sia stato proprio questo: unire un modo di essere a un modo di agire. D: Un’ultima domanda, Francesca: qual è il messaggio che vuoi lasciare a chi legge affinché comprenda che cosa è Agile? Ciò che più mi ha fatto innamorare del mindset agile è la sua enorme flessibilità. Non è una metodologia da adottare e nemmeno un dogma da seguire. È in costante movimento, come il contesto in cui viviamo. Quando inizi a scoprire l’Agile ti rendi immediatamente conto che puoi applicarlo in qualunque momento della tua vita: quando organizzi le vacanze, quando programmi l’attività sportiva o quando sei a lavoro. L’Agile è un modo di essere e sono felice di averlo conosciuto e di continuare ad approfondire la sua conoscenza. Leggi anche: Le 5 sfide culturali da affrontare per abbracciare la Business Agility